Ez a bejegyzés részlet a Közélet Iskolája online találkozószervezési kézikönyvéből

Az online találkozókra különösen igaz, hogy az előkészítésre, tervezésre érdemes nagy figyelmet fordítani. Online könnyebb elveszteni a résztvevők figyelmét, elveszteni a fókuszt, de közös szabályokkal, előre meghatározott célokkal, jól használt eszközökkel feszessé és eredményessé tudjuk tenni a találkozókat.

Közös szabályok

A közös technikai szabályokat érdemes előre átbeszélni, a találkozók elején rendszeresen elmondani, és ha nem működnek jól a találkozók, új szabályokat kipróbálni. A mindenki által ismert szabályok keretezik az eseményt, megteremtik a találkozó légkörét és hivatkozási alapot is adnak, hogy ezeknek az alapoknak a követésére kérjük a résztvevőket.

●     Kép és hang: beszéljük meg, hogy be legyen-e kapcsolva a mikrofon és a kamera vagy sem, esetleg a találkozó mekkora részén legyenek így, vagy melyik pontnál fontos, hogy mindenkinek a képe látszódjon. Javaslat: végig legyen mindenkinek bekapcsolva a kamerája, de a mikrofon csak akkor legyen bekapcsolva, ha valaki épp beszélni szeretne. Így képpel együtt erősebb a közösségi élmény, mivel látjuk egymás arcát, könnyebb kommunkálni, és a lekapcsolt hang miatt nem zavaró a résztvevőktől behallatszódó háttérzaj. Sajnos nem mindig adottak a feltételek ehhez. Gyakran a hátrányosabb helyzetű emberek lakhelyén rosszabb az internetkapcsolat vagy gyengébb a technikai felszereltség, így vannak olyan helyzetek, amikor nem követelhetjük meg a kamerás részvételt mindenkitől.

●     Moderálás: beszéljük meg, hogy ki moderál, esetleg váltunk-e moderátort egy ponton valamint, hogy milyen elvek és szabályok mentén moderálunk.

○        Kell jelentkezni? Hány résztvevőtől kezdve? A chatben jelentkeznek, kézfeltartással vagy máshogy?  Csak a jelentkezési sorrend számít vagy más szempontok is (pl. hamarabb szólítjátok fel, aki ritkábban szól hozzá, vagy aki nő)? Van időkorlát a megszólalásokra?

●     Jegyzetelés: beszéljük meg, hogy hogyan jegyzetelünk. A jegyzet segít követni a munkánkat, a feladatvállalásokat és döntéseket, hosszú távon pedig ez adhatja a szervezeti emlékezetet is.

○        Ki jegyzetel? Mit írjon le? Szó szerint készüljön, vagy csak kulcsszavakat írjunk fel? Megossza-e a képernyőjét a jegyzetelő, hogy mindenki lássa?

○        Figyeljünk rá, hogy a jegyzet érthető legyen azok számára is, akik nem tudnak részt venni az adott találkozón.

A találkozó előtt

Egy sikeres megbeszélést jól elő kell készíteni, vagyis az első lépéseket már a találkozó kezdete előtt meg kell tennünk.

●     Gondoskodjunk róla, hogy a legfontosabb alapinformációk eljussanak mindenkihez, vagyis: mindenki tudja az időpontot, az időtartamot, hozzáférjen a témalistához vagy napirendhez és mindenki tudja, hogy miről lesz szó és mivel kell készülnie.

●     Küldjük el előre a technikai információkat is, vagyis a linket, és ha kell, leírást, segítséget a felület használatához.

●     Érdemes emlékeztető emailt küldeni a találkozó előtt pár nappal, amiben leírjuk ezeket az információkat, és kérjük, hogy jelezze, ha valaki nem jön.

A találkozón

Ha egy jó napirend vagy témalista alapján vezetjük a találkozót, az rendszert ad a beszélgetésnek és segít követni a közös munkát.

A témalista egyszerre egy feladatlista és jegyzet. Itt vezetjük a nagyobb témákat és a kisebb feladatokat is, a határidőket, közös döntéseket és vállalásokat. Minden feladathoz odaírjuk a felelős nevét, így mindenki könnyen megtalálja, mi a dolga aktuálisan. (Ctrl+f kombinációval könnyen kereshető név alapján.)

●     A témalista mindenki számára hozzáférhető. Akár minden héten ugyanabban a dokumentumban is jegyzetelhetünk, így az folyamatosan frissül, és ha hetente lementjük az aktuális verziót, akkor visszakereshető marad.

●     A találkozókon a moderátor követi a témákat és a jegyzetelő pedig leírja a beszélgetést. Ezeket a szerepeket válthatjuk, rotálhatjuk egymás között, így többen beletanulhatnak ezekbe, és ezáltal még mélyebben beleláthatnak a szervezet működésébe is.

●     Két találkozó között legyen valakinek az a feladata, hogy a témalistát frissíti: kitörli, ami már nem aktuális, és beírja az új témákat.

Részlet   a Közélet Iskolája témalistájából

A rendszeres találkozóinkba érdemes bevezetni olyan állandó programelemeket, amelyek segítenek fenntartani a figyelmet, eredményesen megbeszélni a nehéz témákat vagy kapcsolódni egymáshoz.

Minden találkozót “Hogy vagy?” körrel kezdünk, ahol mindenki elmondhatja, mi történt vele a héten, hogy érzi magát most. Akár egy változó másik kérdést is hozzátehetünk, ami segíti a közösségi kapcsolódást, pl.: mi volt a heted fénypontja, mi volt a legnehezebb feladatod a héten? Ez segít felmérni a csoport hangulatát, motivációját, segít jobban rálátni egymás munkájára és erősíti a közösségi működést.

Érdemes a találkozók felépítését minden alkalomra átgondolni. Ha nem aktuális egy téma, azt célszerű zárójelbe tenni és legközelebb visszatérni rá, illetve időnként érdemes lehet megcserélni a témák sorrendjét, hogy kicsit változatosabbak legyenek a találkozók. Ugyancsak hasznos lehet kijelölni kiemelt témákat, amikről még a napirend előtt beszélünk. Ezek lehetnek sürgős dolgok vagy nagyobb, stratégiai témák, beszámolók, esetleg olyan tologatható dolgok, amik valahogy sosem kerülnek sorra. Ezek a témák így több figyelmet kapnak, és még friss fejjel tudunk velük foglalkozni.

Ha nehezebb döntést kell hoznunk, akkor különösen fontos, hogy részletesen előkészítsük a témát. A lenti kép azt mutatja be, amikor kérdéssoros facilitálással beszélünk át egy nagyobb kérdést. Ennek a rendszerező gondolkodásnak az a célja, hogy közösen hozzunk döntéseket és mindenkinek egyértelmű legyen ennek a folyamata. A találkozón a témalista elején vagy egy külön dokumentumban összeírjuk a kérdéseket, feladatokat, amelyek megválaszolásán végig fogunk menni. A kérdésekkel először nagyobb keretbe helyezzük a témát (pl. mi a célunk ezzel, hogy illeszkedik a munkánk többi eleméhez?), majd kisebb elemeire bontjuk az
eldöntendő nagy kérdést, ami így sokkal megfoghatóbb problémává válik.

Példa a kérdéssoros facilitálásra

Még a találkozó előtt gondoljuk át azt is, hogy hogyan tudjuk vizuális eszközökkel is végig segíteni a figyelem fenntartását, és aztán ennek megfelelően vezessük a megbeszélést. Mi működik jobban: ha egymást látjuk, vagy ha a jegyzetet figyeli mindenki? Érdemes lehet időnként váltani a nézetek között attól függően, hogy éppen a megbeszélésre való koncentrálás vagy az egymáshoz való kapcsolódás van előtérben.

Ami igazán fontos, hogy mindig tudatosan gondoljuk át a rendelkezésre álló eszközöket, hiszen így megtalálhatjuk a saját igényeinkre szabott legjobb megoldásokat!

Ez a cikk egy kéziköny részlete. A teljes kiadványért kattints ide:

Hogyan beszélgessünk jól a online térben? – Kézikönyv online találkozók szervezéséhez és moderálásához