Ez a bejegyzés részlet a Közélet Iskolája online találkozószervezési kézikönyvéből
Ha megkérdezünk valakit, hogy mikor ítélhetünk egy megbeszélést sikeresnek, valószínűleg többé-kevésbé azt a választ kapjuk, hogy a sikeresség attól függ, meg tudjuk-e valósítani azt a célt, amelyet előre kitűztünk a csapat elé. Haladtunk-e a megbeszélni valókkal, meghoztuk-e a szükséges döntéseket, ismerjük-e a következő lépéseket? Ez valóban nagyon fontos fokmérője egy eredményes találkozónak, és önmagában sem kis cél, de emellett más, nem ennyire magától értetődő tényezők is hasonló súllyal eshetnek latba.
A sikeresség másik, nem annyira egyértelmű fokmérője az is lehet, hogy a résztvevők szívesen vannak-e jelen. Fontos figyelnünk arra, hogy fenntartsuk a tagok motivációját például a demokratikus és közösségi működésen keresztül. Biztosítanunk kell, hogy mindannyian meg tudjanak nyilvánulni és beleszólhassanak az őket érintő ügyekbe, valamint hogy arra is adjunk lehetőséget, hogy a tagok egymáshoz is tudjanak kapcsolódni, és ezáltal megéljék a közösséget.
A fenti célok elérése természetesen a teljes csapaton is múlik, ugyanakkor a moderátor tehet legtöbbet ezek érdekében. Neki kell összehangolnia az elsőre esetleg egymásnak ellentmondó célokat (hatékonyság, szemben a kapcsolódás, közösségiség időigényes szempontjával), és megteremtenie és fenntartani azokat a kereteket, amelyek mindezt lehetővé teszik:
● Felkészültnek kell lennie, és jó ha ismeri a csoportot is, legalábbis tudnia kell, hogy kit kell megszólítania egy-egy kérdés kapcsán.
● A csoport saját szabályainak megfelelően (pl. jelentkezéses formában) biztosítania kell, hogy mindenki bele tudjon szólni a beszélgetésbe.
● Időnként meg kell állnia, hogy összefoglalja a hallottakat, felhívva a figyelmet a kérdéses, eldöntendő pontokra. Vitás kérdés esetében hasznos, ha röviden összegzi a különböző oldalak érveit, és végül el kell vezetnie a csoportot egy demokratikus módon születő döntéshez.
● Folyamatosan figyelnie kell az egyénekre és a csoport egészére, hogy észrevegye és segítse azt, aki esetleg lemarad vagy egyenesen kiesik a beszélgetésből.
● Meg kell látnia az esetleg gyűlő feszültséget a résztvevőkben vagy a résztvevők közt, hogy még időben kezelje azt.
A szervezet belső értékei nagyban meghatározzák, hogy a fenti célok pontosan hogyan, milyen eszközzel és mennyire hangsúlyosan valósulnak meg, mindenesetre elsődlegesen a moderátor feladata azt biztosítani, hogy a megbeszélések is a szervezet elveinek megfelelően folyjanak.
A fentiek egyaránt igazak a személyesen megvalósuló és az online találkozókra is, de a valós térben megvalósuló megbeszélésekhez képest az online térben egyéb kihívásokkal is szembe kell néznünk. Magától értetődő, hogy a résztvevőknek szükségük van megfelelő technikai háttérre, működő laptopra vagy okostelefonra, webkamerára, mikrofonra, a kiválasztott programra, és képesnek kell lenniük ezek használatára – nem beszélve arról, hogy egy otthoni online megbeszéléshez csendes környezet, lehetőleg saját tér az ideális, amivel nem rendelkezik mindenki. A felszereltség és technikai tudás terén jelentkező különbségeket meg kell próbálni áthidalni, a felmerülő nehézségekre pedig választ kell adnia a moderátornak, bár az nyilvánvalóan nem várható tőle, hogy minden helyzetet meg is tudjon oldani.
Ráadásul tapasztalataink szerint online eleve rövidebb ideig tudunk koncentrálni, mint élőben, nehezebb azonnal visszajelzést adni, véleményezni az elhangzottakat, hiszen a spontán megszólalás gyakran zavart okoz, a gesztusok, arckifejezések pedig sokszor észrevétlenek maradnak. Összességében tehát nehéz követni a résztvevők és a csoport egészének hangulatát, folyamatait. Mindez elvesz a megbeszélések dinamizmusából, ami lohasztja a lendületet és a kedvet, és tovább csökkenti azt az időt, amíg oda tudunk figyelni online. Éppen ezért fontos vegyes módszereket használni, amik megtörik a megbeszélések egyhangúságát, de egészen új utakat kell keresnünk élőben olyan magától értetődő dolgokra is, mint egy nagy lapra történő közös jegyzetelés. Mindezen túl hiányozhatnak a közös szünetek, amikor egy kávé felett munkától függetlenül is cseverészhetünk a többiekkel, és általában is sokkal nehezebb a többiekhez kapcsolódni, olyanokkal megismerkedni, akikkel korábban nem voltunk szorosabb kapcsolatban.
Az online jelenlétnek ugyanakkor megvannak a maga előnyei: bárhonnan bejelentkezhetünk (persze ez egyben lehet hátrány is, ha például valaki a találkozóit mondjuk az utazásai idejére teszi), és ahogy véget ér egy megbeszélés, már kezdhetjük is az újabbat anélkül, hogy el kellene hagynunk a szobánkat. Ez lehetőséget ad arra, hogy olyanokkal is találkozzunk, együtt dolgozhassunk, akikkel élőben erre nem (vagy csak sokkal körülményesebben) lenne lehetőségünk, ami kifejezetten előny lehet pl. országos lefedettségű szervezetek esetében. Ugyancsak jó lehetőség, hogy online azonnal utánanézhetünk bármilyen információnak – bár ez egyben az elkalandozásnak is remek táptalaj, hiszen egy online találkozón sokkal inkább hajlamosak lehetünk arra, hogy a megbeszélés mellett párhuzamosan más dolgokkal (pl. az emailjeinkkel) is foglalkozzunk.
A kézikönyvben különböző technikai igényű eszközöket, módszereket mutatunk meg. Amikor ezek közül választunk, érdemes átgondolni, hogy a résztvevőknek mennyi tapasztalata van az online felületekkel és milyen digitális eszközeik vannak. Ezeket előre is megkérdezhetjük, és akár meg is írhatjuk, hogy milyen eszközök kellenek a részvételhez.
Néhány tipp, ami segít hozzáférhetővé tenni a találkozót
● Jó, ha nem kell több felületet használni és nem kell kilépni a fő kommunikációs felületről, pl. a Zoomból. Inkább olyan felületeket használjunk, amin a moderátor maga dolgozik és képernyőmegosztással mutat meg a többieknek. Így a résztvevőknek nem kell átlépni máshova, nem kell megtanulniuk új felületek kezelését, és nem vesznek el a programok között.
● Egyszerűbb, ha olyan felületeket használunk, amelyre nem kell regisztrálni (pl. Jitsi) vagy olyat, ami már gyakorlatilag mindenkinek van és mindenki ismeri a működését (pl. Facebook Messenger).
● Ha tehetjük, válasszunk magyar nyelvű programokat. Ne vegyük alapvetésnek, hogy mindenki beszél angolul, és magyarázzuk el az idegen kifejezéseket a résztvevőknek, ha nem biztos, hogy mindenki érti.
Érdemes gyakorlási lehetőséget adni: ha belefér, ajánljuk fel, hogy jöjjön kicsit a találkozó kezdete előtt az, aki még nem használta az adott felületet. Ezen kívül küldjünk leírást a programokról, és mindenképp magyarázzuk el részletesen az új és/vagy angol nyelvű felületek használatát.
Jellemző technikai nehézségek
● Ha valakinek nincs jó kamerája vagy rossz az internethozzáférése, akkor az a résztvevő nem fogja tudni használni a képét. Ilyenkor figyeljünk oda, hogy pl. ne kelljen kézfelemeléssel szavazni vagy megosztani a képernyőt. A moderátornak különösen ügyelnie kell arra, hogy a videó nélküli résztvevők ugyanúgy részt vegyenek, egyenlően hozzászóljanak a beszélgetéshez.
● Ha valaki csak telefonról tud bejelentkezni, akkor ő sok funkciót nem fog tudni használni, nehezebben tud a felületek között váltani és a képernyőmegosztást is kisebb méretben fogja csak látni. Ezt érdemes előzetesen figyelembe venni.
Az online megbeszélések tehát sok kihívást jelentenek a moderálás terén, de új utakat is nyitnak. Ha tisztában vagyunk mind a lehetséges nehézségekkel, mind az online tér által kínált lehetőségekkel, akkor majdnem mindenre megtalálhatjuk a megfelelő megoldást, és bár az élő beszélgetéstől némileg eltérő, de ugyancsak sikeres találkozókat tarthatunk!
Ez a cikk egy kéziköny részlete. A teljes kiadványért kattints ide:
Támogatod, hogy egy igazságos országban éljünk, ahol mindenkinek megvan a tudása és képessége ahhoz, hogy kiálljon az érdekeiért
Segíted a magyarországi mozgalmi és civil szféra fejlődését
Hozzájárulsz ahhoz, hogy a képzéseink hosszú távon is mindenki számára elérhetőek legyenek
